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OA协同办公系统

 

 OA协同办公系统

一.工作流管理

协同办公平台依据流程管理系统中的工作流进行系统的流程运转,工作流是一个为办公的执行提供运行服务环境的软件或“引擎”。它是办公协同执行服务的核心,是执行用户业务过程的“业务操作系统”的内核, 其完整的提供工作流引擎、工作流设计、流程操作、流程监控、调用接口几个部分组成。 

 主要用来完成以下任务:

l  对流程过程定义进行解释,图形化表现;

l  支持跨单位建立,解释,执行流程;

l  控制过程的建立、撤销、取回转发、汇聚、加签、减签、回退、终止等;

l  控制活动实例间的转换,包括串行或并行的操作、相关数据的解释等;

l  提供支持用户操作的接口;

l  维护控制数据和相关数据,在应用或者用户之间传递相关数据;

l  提供用于激活外部应用程序和访问相关数据的接口;

l  提供控制、管理和归档的功能;

l  提供查询和绩效分析功能;

l  提供根据流程权限控制表单的操作权限,可读、可编辑、数据隐藏等。

l  提供流程分支定义:支持部门、组、岗位、职务级别的组合条件定义,支持表单数据项的组合条件定义。

1.1图形化流程设计

整个方案中的工作流是参考国际工作流管理联盟(WfMC)制定的工作流标准,针对办公管理的特征进行设计,使用图形化的方式。支持自建流程和模板流程两种方式,可以实现跨单位多组织的流程设计。

自建流程:应用于任何一个办公人员,流程发起者可自由定义流程走向,选择节点人员,系统以图形方式供用户创建和显示流程。自建流程解决了使用者办公流程的灵活性,与此同时使用人员可以根据自己的办公特点,将自己常用的流程、对象和格式组合或是分别保存起来,成为属于自己的个人模板为随时使用,从而进一步提高工作效率。

通过这种灵活的自定义流程可以实现:

领导交办工作时可以通过自定义流程对工作过程和办事权限进行规范,建立起可视化的责任关系。任务交办者和接受者之间可以就任务进行反复确认,确保对任务的理解更加清晰。

供图形化流程自定义,支持智能终端系统流程自动拖拽,快速建立流程。

 

模板流程:为了统一规范管理,规范工作流程,协同办公平台的模板流程可以规范流程如红白头文件的审批流程等,这种流程全单位统一调用模板,达到规范化管理和一致性应用。工作流模板流程支持模糊化角色,岗位,职务等定义和节点动作权限定义,模板套用后系统自动匹配符合角色要求的具体人员到相应的流程节点

基于组织与角色的流程设置,流程的设置与系统角色权限相结合,在此基础上定义的业务流程能够满足组织内部跨部门相互交叉、分级审批的复杂工作流程需求。

1.2用户授权

系统允许自行建立协同的节点名称和节点处理相关的操作和动作。单位管理员也可以根据本单位的具体流程情况,预先设置一些常用的节点权限,供系统流程调用。见下图:

1.3流程处理

l  支持流程各种节点多种操作,例如:跟踪设置,取消跟踪,转发流程,加签,减签,回退,撤销,终止,取回等多种操作。

l  支持节点权限定义,控制表单单元格的操作

l  支持流程手机端操作与PC端操作互动

l  工作流管理具备分级管理功能,流程模板可以授权到下级单位流程管理员,能够同时满足局机关和下属单位管理员各自维护各单位的工作流。

l  流程模板需要经过发布授权后使用,对模板进行修改后,老的流程继续按照老的流程流转,新发起的流程实例按新流程进行流转,流转完成后,系统保留并停止使用老的流程模板。

1.4流程模板设置

1.5流程催办

督办人员要给某督办事项的处理节点人员发送催办信息,点击督办事项催办数据项下的蓝色小喇叭,弹出催办信息框,同时支持集成即时通信软件、短信、邮件等方式进行提醒,进行定时提醒。

1.6流程提醒

工作流设置过程中可以随时调用沟通交流平台中的短信、邮件、即时通信等各项工具,对流程中的审批通知、提醒等进行多种形式的提醒,以确保各类请求不被延误。

1.7流程督办事项

督办是保证集团公司政令畅通,各项决策贯彻落实,完善工作秩序,改进工作作风的一项重要工作。通过督办,可以使各项工作责任到人,做到事事有人承办、有人负责,避免推诿扯皮,提高工作效率。协同督办由协同发起人设置督办人员,可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员可以跟踪催办协同处理人员,可以更换处理人员或处理流程,并查看处理情况。

当按照流程流转过程出现故障的时候,督办员可以针对流程进行多种方式的调整,如加签、减签等,是流程可以跳转到某个指定的节点继续流转,杜绝出现死流程。

1.8自定义表单

经绑定后的表单应用,与普通的协同流程一样,用户只需调用协同模板,按模板规定的流程进行审批办理就行了。

l  支持按需定义表单格式、表单录入方式、表单数据类型和录入代码;

l  支持按需定义表单的业务处理流程;

l  支持根据表单数据项内容,自动或人工转向不同的处理流程;

l  支持不同的表单流程节点对不同的表单数据项可以有不同的读写操作权限;

l  支持表单数据项的计算功能,货币大小写转换功能;

l  支持表单手写签名与盖章;

l  支持表单编号的自动生成;

l  支持表单填写时的行复制、空行复制和行删除;

l  支持表单查询方式的自定义;

l  支持表单统计方式的自定义;

l  支持对查询统计数据的穿透查询;

l  支持自定义表单业务功能菜单;

l  采用结构化数据接口,通过扩展,支持其他系统接入;

l  支持表单多视图与分段流程;

l  支持表单流程的标题可根据表单数据或系统变量动态生成。

2.9流程查询

协同办公平台提供了从多种角度如时间、流转状态、重要程度以及超期处理的数量,对协同的待办事项、已办事项,待发事项、已发事项,进行统计和穿透查询,使每一位使用者对各自的工作状况能有个量化的了解。

1.10流程统计

管理人员授权,可以按单位/部门/人员 统计待办、已办、已发、超期四个类别的协同、公文、表单,进行流程的相关统计。见下图。并且可以通过流程统计报表查看各类别中具体内容。

通过点击各统计类别下的数字,可以通过穿透的方式查看到该类别的各种明细信息。见下图:

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